Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML Nivel 1 S.A.S., Magnum Zona
Franca S.A.S., Logística S.A.S
- Objeto
Las Compañías Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1 , Magnum Zona
Franca S.A.S y Logística S.A.S se encuentran comprometidas con la protección del derecho
constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información
que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades
y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como
el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Por ello aplica las
siguientes Políticas de Protección de datos personales a todas las actividades que involucren
tratamiento de datos personales. - Marco Legal
Artículos 15 y 20 de la Constitución Política,
Ley 1581 de 2012, Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de
datos personales.
Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la ley
1581 de 2012.
Demás normas concordantes ó modificatorias. - Ámbito de Aplicación
Las Políticas y principios que se encuentran contenidas en el presente manual, serán aplicables
en las Compañías Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum
Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S, en todas sus sucursales. - Definiciones
Para efectos de la aplicación de las presentes Políticas de Protección de datos, deberán tenerse
en cuenta las siguientes definiciones:
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por Las Compañías
Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca
S.A.S y Logística S.A.S, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales,
mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento
de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza,
los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y
abierto para el público en general.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos
o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual, y los datos biométricos (Huellas dactilares, Firma manuscrita, video
grabación, etc).
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando las Compañías Magnum
Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1 , Magnum Zona Franca S.A.S y
Logística S.A.S . Ubicadas en Colombia, envían la información o los datos personales a
un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera
del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta de Las Compañías
Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1 , Magnum Zona Franca
S.A.S y Logística S.A.S .
Sistemas de videovigilancia: Medios tecnológicos (cámaras de video) ubicados en
las instalaciones para mejorar la seguridad de quienes ingresen. - Principios
Para Las Compañías Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1 , Magnum
Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S , serán guía en el desarrollo, interpretación y aplicación
de la presente Política de tratamiento de datos personales los siguientes Principios:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que
se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido
en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de
acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento,
previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos
o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que
releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener de Las Compañías Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML
S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S, en cualquier momento y
sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la
información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable
para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por Las Compañías
Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca
S.A.S, Logística S.A.S a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento
de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a
garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con
alguna de las labores que comprende el Tratamiento. - Datos sensibles.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos
(Huellas dactilares, Firma manuscrita, video grabaciones, etc.) - Tratamiento de datos sensibles.
Se podrá hacer uso y tratamiento de datos sensibles, solo cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que
por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales
deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas
garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo
de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran
exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón
de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la
autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. - Derechos de los niños, niñas y adolescentes.
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y
adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo
aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacita
a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los
niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y
proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y
adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su
información personal y la de los demás. - Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y finalidad del mismo
Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1 , Magnum Zona Franca S.A.S
y Logística S.A.S , también podrá tratar los datos personales para los siguientes fines:
Realizar consultas y/o verificaciones de la información del titular del dato que repose o
se encuentre en bases de datos o archivos de Entidades Públicas o Privadas, nacionales
o internacionales.
Consultar la información del Titular que repose en Centrales de Riesgo como
DATACREDITO, además en caso de incumplir con las obligaciones realizar el reporte en
dicha central o base de datos.
Lograr una mejor comunicación con el cliente en cuanto a la prestación de los servicios
y así atender más eficazmente solicitudes de información y/o cotizaciones.
Realizar seguimiento a los servicios prestados.
Enviar notificaciones de nuevos servicios y/o actualizaciones.
Dar cumplimiento a todas las obligaciones contraídas con los Empleados, clientes y
proveedores.
Transferencia de datos a terceros dentro y fuera del país en caso de que la operación
lo requiera.
Para cumplimiento a las normas relacionadas con los sistemas de Gestión de Riesgo
para la prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de
armas de destrucción masiva.
Como mecanismo de prevención de corrupción, soborno, fraude o cualquier delito.
Cumplir con obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
Enviar información que pueda ser de interés.
Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales sobre los
servicios prestados.
Enviar invitaciones a eventos o capacitaciones que se programen.
Gestionar y dar trámite a las Peticiones, Quejas o Reclamos que puedan ser presentadas
por el Titular.
Realizar encuestas de Satisfacción al cliente, respecto a los servicios prestados por las
Compañías Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum
Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S.
Realizar todas las gestiones necesarias para realizar la venta y posterior pos venta de
los servicios prestados por las Compañías Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas
ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S.
Cualquier otro tratamiento que se requiera.
Para el caso de los sistemas de videovigilancia en oficinas y bodegas monitorear,
alertar, registrar y supervisar las instalaciones para velar por la seguridad de personas
y bienes e impedir el acceso no autorizado a las áreas críticas.
Los datos de los empleados serán tratados para los fines informados en el formato FTH-13 Autorización Proceso de Talento Humano, firmado por cada persona antes de
empezar el proceso de selección.
9.1 Captura de imágenes por cámaras de videovigilancia
Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y
Logística S.A.S utilizan un sistema de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos
de sus bodegas y oficinas, es por esto que informamos de la existencia de estos mecanismos
mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia, todos ubicados de forma
estratégica para su fácil identificación. No se tienen cámaras instaladas en lugares donde la
recolección de imágenes y, en general, el Tratamiento de estos datos pueda afectar la imagen
o la vida privada e íntima de las personas.
9.2 Registro en las recepciones de oficinas y bodegas para el ingreso a las
instalaciones:
Si usted visita alguna de las oficinas o bodegas con las que cuenta Magnum Logistics S.A.S,
Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S a nivel
nacional, le informamos que para ingresar a nuestras instalaciones es necesario registrar
algunos de sus datos personales en la formato “ Control de ingresos visitantes”, lo cual podrá
incluir el uso de videovigilancia; con el suministro de su información , Magnum Logistics
S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S,
quedan autorizadas para verificarla y efectuar su tratamiento (recolección, almacenamiento,
uso o supresión) con la finalidad de control y registro del ingreso, permanencia y salida de
nuestras instalaciones.
9.3 Registro de imágenes (fotografías o videos) durante eventos o capacitaciones:
Si usted asiste a cualquiera de los eventos o capacitaciones realizadas por Magnum Logistics
S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S,
por favor tenga presente que dichos eventos, podrán ser fotografiados o grabados en video,
incluyendo los asistentes o invitados, caso en el cual el tratamiento de su imagen tendrá como
finalidad utilizar dichos registros en distintos medios de divulgación como página web y
comunicaciones tanto internas como externas.
Teniendo en cuenta que con su presencia y permanencia en los eventos de la compañía, podría
ser parte de dichos registros, por favor tenga en cuenta las políticas de tratamiento de datos
personales aquí descritas.
9.4 Sitio web:
Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1 , Magnum Zona Franca S.A.S
y Logística S.A.S cuentan con el portal web https://www.magnum.com.co/
En este sitio web se publica información sobre la historia de la compañía, misión visión, valores,
términos legales, certificados, políticas que deben ser de conocimiento público, se publicitan
los servicios ofrecidos por cada una de las empresas, nombre de algunos de los clientes y casos
de éxito.
También se incluye la posibilidad de que los usuarios ingresen sus hojas de vida en “Trabaje
con nosotros” y que se contacten con la compañía enviando mensaje en “contacto”.
Siempre que usted proporcione información que sea ingresada en la web, está de acuerdo en
que la misma se recolecte y se use como dicta esta política. - Autorización del Titular
Las Compañías Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona
Franca S.A.S y Logística S.A.S, solo recolectaran datos personales que sean pertinentes y
adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos. No podrán realizar
ningún tipo de tratamiento, (recolección, almacenamiento y uso) de datos personales sin
autorización previa, expresa, libre, voluntaria, debidamente informada del titular, la cual
deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser consultado posteriormente.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del
medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos
que se encuentran a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre
y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria
cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más
tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
Autorización expresa hace referencia a que el consentimiento del Titular debe ser explícito y
concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular
manifieste su voluntad de autorizar que Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S
Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S, para que realicen el tratamiento de sus
datos personales
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos
puestos a disposición por Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1,
Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S, tales como:
Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización (en nuestro caso
pueden ser la Autorización proceso de Talento Humano, formato de Identificación de
cliente, selección de proveedores, etc.)
De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por
ejemplo, a través de su ingreso a las instalaciones de la empresa que cuentan con
sistema de video vigilancia y avisos informando de su existencia.
En ningún caso Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona
Franca S.A.S y Logística S.A.S. asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por la compañía, es necesario que la autorización
se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
Frente a las autorizaciones en materia de sistemas de video vigilancia, ya que los mismos
pueden implementarse en lugares como establecimientos de comercio, copropiedades,
edificios, centros comerciales, instituciones educativas, entre otros, en todos los casos se debe
informar a los Titulares de datos personales que se encuentran en una zona de video vigilancia
y obtener su autorización para el tratamiento de los mismos. Para ello, se pueden utilizar
señales o avisos distintivos en las zonas de video vigilancia, principalmente en las zonas de
ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos.
Las señales o avisos implementados deben, como mínimo, cumplir con el contenido de un aviso
de privacidad.
Adicionalmente, el aviso debe ser visible y legible teniendo en cuenta el lugar en el que opere
el Sistema de Video vigilancia. - Modo de Obtener la Autorización:
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato
que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por Las Compañías
Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y
Logística S.A.S, y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos
personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.
Al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa
lo siguiente:
El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas
versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
Los derechos que le asisten como Titular.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del
Tratamiento.
Las Compañías Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona
Franca S.A.S, Logística S.A.S, deberán conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el
presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta. - Prueba de Autorización.
Las Compañías Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1 , Magnum Zona
Franca S.A.S, Logística S.A.S , adoptarán las medidas necesarias para conservar la prueba de
la Autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el tratamiento de los
mismos. - Aviso de Privacidad
El Aviso físico, electrónico o en cualquier otro formato, a través del cual las compañías Magnum
Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1 , Magnum Zona Franca S.A.S, Logística
S.A.S , informan al Titular sobre la existencia de Políticas de tratamiento de datos personales
y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna, dicho aviso se debe dar a mas tardar
en el momento de la recolección de los datos. Se incluye el Aviso de privacidad de protección
de datos personales en sistemas de videovigilancia. - Contenido mínimo del Aviso de Privacidad.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
Nombre o razón Social y datos del contacto del responsable del tratamiento de los datos
personales.
Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
Los Derechos que asisten al Titular
Los mecanismos dispuestos por las Compañías Magnum Logistics S.A.S, Agencia de
Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S, Logística S.A.S, para que el
titular conozca y consulte la política de tratamiento de la información adoptada por el
Grupo Magnum. - Derechos de los Titulares
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a las compañías Magnum
Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S,
Logística S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a las compañías Magnum Logistics S.A.S,
Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S, Logística S.A.S,
salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
Ser informado por las compañías Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML
S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S, Logística S.A.S, previa solicitud, respecto
del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han
incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento. - Legitimación para el Ejercicio de los derechos del Titular.
Los derechos de los Titulares establecidos en la ley, podrán ejercerse por las siguientes
personas:
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación
o mandato.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén
facultadas para representarlos. - Deberes de Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1,
Magnum Zona Franca S.A.S, Logística S.A.S como responsables del tratamiento.
Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las
demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado
del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente
ley.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente
ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra
en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio. - Deberes de Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1 ,
Magnum Zona Franca S.A.S, Logística S.A.S como encargados del Tratamiento.
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las
demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los
términos de la presente ley.
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los
cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos
señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos
por parte de los Titulares.
Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se
regula en la presente ley.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez
notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados
con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso
a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
PROCEDIMIENTOS - Derecho al Acceso
Es el poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre su información y que le da la
facultad de acceder y conocer su información personal siendo objeto de tratamiento, así como
el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. Es por esta razón que Magnum
Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1 , Magnum Zona Franca S.A.S ó Logística
S.A.S deben garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías: - La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a
que son sometidos sus datos personales. - La segunda, que el titular pueda tener acceso a los datos personales de su propiedad
que están en posesión Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1,
Magnum Zona Franca S.A.S ó Logística S.A.S. - La tercera, supone el derecho del titular a conocer las circunstancias esenciales del
tratamiento de sus datos personales, lo cual se traduce en el deber de Magnum
Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S ó
Logística S.A.S. de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas
y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1 , Magnum Zona Franca
S.A.S y Logística S.A.S deberá garantizar el derecho de acceso cuando, previa
acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se coloque
a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través
de medios electrónicos que le permitan al titular de los dato tener acceso directo a los
mismos, este acceso deberá ofrecerse sin límite alguno, permitiendo al titular de los
mismos conocerlos y actualizarlos en línea. - Consultas.
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que
repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. Magnum Logistics
S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S, Logística S.A.S
deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté
vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará al correo electrónico Servicioalcliente@magnum.com.co Magnum
Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S, Logística
S.A.S, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir
de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho
término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha
en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término. - Reclamos.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de
datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un
reclamo ante Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona
Franca S.A.S ó Logística S.A.S el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: - El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Magnum Logistics S.A.S, Agencia de
Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S ó Logística S.A.S, con la identificación
del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando
los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al
interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane
las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. - Una vez recibido el reclamo completo por Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML
S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S ó Logística S.A.S, se incluirá en la base de datos
una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a
dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. - El término máximo para que Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel
1, Magnum Zona Franca S.A.S ó Logística S.A.S atiendan el reclamo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los
ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. - Implementación de Procedimientos para garantizar el derecho a presentar
Reclamos
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a
Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1 , Magnum Zona Franca S.A.S
ó Logística S.A.S la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa
acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por: - El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de
instrumentos electrónicos que le permitan identificarse. - Su representante, previa acreditación de la representación.
22.1. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de
los medios habilitados por Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1 ,
Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S , señalados en el aviso de privacidad y contener,
como mínimo, la siguiente información: - El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
- Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
- La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular
busca ejercer alguno de los derechos. - Según el caso, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos
personales.
22.2 Rectificación y actualización de datos. Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas
ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S, tienen la obligación de
rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta
o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto
se tendrá en cuenta lo siguiente:
Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y
Logística S.A.S, tienen plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de
este derecho.
22.3 Supresión de Datos personales. El titular de los datos personales tiene derecho, en
cualquier tiempo, a solicitar a Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1,
Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S la supresión de datos personales cuando: - Considere que los datos personales no están siendo tratados conforme a los principios,
obligaciones y deberes que señala la ley estatutaria de protección de datos personales. - Por cualquier circunstancia, los datos que han sido recolectados o recabados hayan
dejado de ser necesarios para el fin por el que fueron recolectados. - Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron recolectados o recabados.
La supresión de los datos personales implica la eliminación total o parcial de la información
personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos
o tratamientos realizados por Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel
1, Magnum Zona Franca S.A.S ó Logística S.A.S . Es importante tener en cuenta que el
derecho de cancelación no es absoluto pudiendo el responsable negar el ejercicio del mismo
cuando: - El titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de los datos personales pueda obstaculizar actuaciones judiciales o
administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de
delitos o la actualización de sanciones administrativas. - Los datos sean necesarios para garantizar la protección de intereses jurídicamente
tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para
cumplir con una obligación adquirida por el titular del dato.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, Magnum Logistics S.A.S,
Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S ó Logística S.A.S deben
realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la
recuperación de la información. - Revocatoria de la autorización:
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus
datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal
o contractual. Para ello, Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1,
Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S, establecerán mecanismos sencillos y gratuitos
que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo
otorgó.
Los mecanismos o procedimientos establecidos por parte de Magnum Logistics S.A.S, Agencia
de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S, para atender las
solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos señalados en el
artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Por lo anterior, será necesario que el titular del dato personal, al momento de elevar la solicitud
de revocatoria, indique en esta, si la revocatoria que pretende realizar es total o parcial,
indicando además el motivo por el cual no está conforme y requiere la revocatoria. Habrá casos
en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y Magnum
Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S ó Logística
S.A.S por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal no podrá ser revocado.
Los mecanismos o procedimientos establecidos por parte Magnum Logistics S.A.S, Agencia de
Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S para atender las
solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos señalados en el
artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. - Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Magnum Logistics
S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S,
adoptará las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que sean necesarias
para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta y el uso o
acceso no autorizado o fraudulento. - Protección de Datos Personales
Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y
Logística S.A.S, designaran al Responsable de proteger los datos personales y de implementar
los mecanismos de acceso, actualización, rectificación o supresión de datos a que se refiere la
Ley 1581 de 2012. - Transmisión de Datos Personales:
Los datos personales con los que cuenta Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML
S.A.S Nivel 1 , Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S podrán transmitirse a terceras
personas de naturaleza pública, nacional o internacional en cumplimiento de la Ley y de los
tratados firmados por Colombia o en el cumplimiento del objeto social de dichas compañías,
o a terceros de Naturaleza privada cuando la información suministrada por el Titular deba
someterse a procedimientos de verificación y/o autenticación. - Tramite de Solicitudes:
El área de Servicio al Cliente de Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel
1, Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S será la encargada de darle el trámite a las
solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación,
actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la ley estatutaria de protección de datos
personales y la presente Política, para lo cual se dispone de los siguientes canales
Canal presencial y escrito:
En las oficinas principales, en la ciudad de Medellín, Calle 16 # 41 210 Edificio la Compañía
oficina 406.
Canal virtual:
Correo electrónico institucional: servicioalcliente@magnum.com.co
Página Web: www.magnum.com.co, en la sección contacto.
27.1 Acceso a las imágenes por parte de los titulares de datos personales
Los titulares de la información están facultados para ejercer su derecho de acceso a las
imágenes tratadas mediante sistemas de video vigilancia. Para lo anterior el titular que desee
acceder a las imágenes, deberá incluir en su solicitud de consulta la fecha, hora y lugar, para
facilitar la ubicación de la imagen y limitar al máximo la exposición de imágenes a terceros. Si
en la imagen aparecen terceros titulares de datos personales, se deberá contar con la
autorización de dichos terceros para la entrega de la cinta o grabación. Si no se cuenta con la
autorización de dichos terceros para divulgar la información contenida en la cinta o grabación
requerida, Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S Nivel 1, Magnum Zona
Franca S.A.S y Logística S.A.S, garantizará la anonimización de los datos del tercero, tomando
medidas encaminadas a tal fin, como hacer borrosa o fragmentar la imagen de dicho tercero.
Por favor tener en cuenta que se podrá acceder a grabaciones no mayores a 45 días ya que
después de este tiempo no se garantiza la evidencia - Vigencia:
El presente manual rige a partir del 27 de agosto de 2014.
La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las
finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del decreto 1377
de 2013. - Datos del Responsable y Encargado del Tratamiento
Nombre o Razón Social: Magnum Logistics S.A.S con nit 811012106-6 , Agencia de Aduanas
ML S.A.S Nivel 1 con nit 900081359-1, Magnum Zona Franca S.A.S con nit 900093075-5 y
Logística S.A.S con nit 811039342-5.
Domicilio principal: Calle 16 # 41 210 Edificio la Compañía oficina 406, Poblado, Medellín
Teléfono: (57)(604) 604 99 29
Correo Electrónico: Servicioalcliente@magnum.com.co y cumplimiento@magnum.com.co
Página Web: www.magnum.com.co
Diversas áreas, como Talento Humano, Jurídica, Cartera y Cumplimiento, entre otras, se
encargan del tratamiento de datos personales. Sin embargo, es tarea del Director de
Cumplimiento y Gestión del Riesgo velar por el cumplimiento de las normativas sobre
protección de datos personales.
Nota General: Este documento cumple la función de un plan de seguridad, porque contiene los
lineamientos y/o prácticas de seguridad para proteger la organización de incidentes de
seguridad o la materialización de un riesgo.
